Registros y Formularios en Tazki: guía completa en 7 videos

Aprende el ciclo completo de Registros y Formularios en Tazki: crear la estructura, configurar el checklist y el formulario, definir autorizaciones y firmas, completar el registro en terreno, programarlo y hacer seguimiento. Cada parte incluye un video corto de poco más de un minuto.

Antes de empezar: necesitas acceso al módulo Registros y Formularios y permisos de configuración en tu cuenta Tazki. El ejemplo de toda la guía es un checklist de inspección de extintores.

1. Crear un registro o formulario

• En el menú lateral, entra a Configuración y selecciona Registros y Formularios: verás los registros habilitados y deshabilitados de tu empresa.
• Haz clic en Crear registro o formulario e ingresa un nombre que permita identificarlo fácilmente.
• Completa la información básica: descripción, código documental, revisión y etiquetas para facilitar su búsqueda y clasificación. Luego selecciona Guardar.
• El nuevo registro aparecerá en el listado principal. Desde el menú de Acciones puedes editar su información, ingresar a su configuración, duplicarlo, descargar su código QR o eliminarlo.
• Tazki también genera un enlace público que puedes compartir para acceder directamente al registro.

2. Configurar el checklist

• Ingresa al registro y abre la pestaña Checklist.
• Crea categorías para ordenar las preguntas (en el ejemplo: General y Etiquetado posterior).
• Dentro de cada categoría agrega las preguntas de la inspección y organízalas respetando el orden del documento original.
• Si ya tienes un checklist en Excel, úsalo como referencia para copiar categorías, preguntas y criterios de revisión: llevas tu formato existente a Tazki sin perder su estructura.
• Configura cada pregunta según la respuesta que necesitas obtener, por ejemplo Cumple / No cumple / No aplica. Puedes definir puntajes y establecer qué respuestas generan una observación o un hallazgo.
• Antes de continuar, revisa que todas las categorías y preguntas estén completas y en el orden correcto.

3. Configurar los campos del formulario

• Además del checklist, puedes agregar un formulario para recopilar información complementaria: abre la pestaña Formulario y selecciona Crear categoría.
• Agrega los campos que necesites; en el ejemplo: tipo de extintor, fecha del último mantenimiento, fecha de la última recarga y observaciones.
• Al crear un campo, ingresa su título y selecciona el tipo de respuesta: selección única o múltiple, texto, imagen, fecha, número, RUT o DNI, duración, cumplimiento y geolocalización, entre otras opciones.
• En los campos de selección crea todas las alternativas necesarias.
• Marca un campo como obligatorio solo cuando la información sea necesaria para cerrar correctamente el registro, y permite que una respuesta genere un hallazgo cuando corresponda.
• Al terminar, revisa la vista completa del formulario y confirma que los campos aparezcan en el orden esperado.

4. Configurar autorizaciones, firmas y hallazgos

• En la pestaña Autorizaciones define si el registro debe ser revisado o aprobado por una persona antes de completar su flujo.
• En Ajustes avanzados puedes permitir que un registro cerrado sea reabierto, habilitar cambios en su nombre y mostrarlo como acceso rápido en la página de inicio.
• Define cuánto tiempo permanecerá disponible, su periodo de vigencia y los usuarios que recibirán notificaciones cuando sea completado o contenga un hallazgo.
• En Firmas del registro puedes exigir al menos una firma, solicitar la de todas las personas invitadas o usar solo firmas previamente registradas en Tazki. También puedes crear grupos de firma (en el ejemplo, Inspeccionado por).
• Más abajo puedes relacionar el registro con otros formularios, familias de insumos o maquinarias y elementos de la estructura de la empresa.
• Finalmente, define cómo funcionarán los hallazgos: solicitar evidencia fotográfica, responsable, criticidad y fecha límite, o exigir la creación de al menos un hallazgo cuando corresponda.

5. Completar y cerrar un registro

• En el módulo Registros y Formularios, selecciona Agregar Registro, busca el checklist correspondiente y elige el centro de trabajo donde se realizará.
• Responde cada pregunta en la pestaña Checklist. Al marcar un incumplimiento, Tazki puede iniciar inmediatamente la creación de un hallazgo.
• En el hallazgo agrega una descripción clara, incorpora fotografías o documentos que respalden lo observado, y asigna responsable, criticidad y fecha límite.
• Abre la pestaña Formulario y completa los datos adicionales; en el ejemplo: tipo de extintor, fechas de mantenimiento y recarga, y observaciones.
• Antes de cerrar, revisa la pestaña Hallazgos, registra en Firmas las firmas exigidas por la configuración y cierra el registro.
• Una vez completado, Tazki genera un reporte descargable con el checklist, el formulario, los hallazgos y las firmas.

6. Programar la actividad y verla en el calendario

• Si el registro debe realizarse periódicamente, prográmalo desde Planificación de Actividades: selecciona Programar Actividades y busca el registro.
• Agrega un nombre para identificar la actividad (en el ejemplo, inspección semanal de extintores).
• Define frecuencia, fecha de inicio, fecha de término y la cantidad de registros que deberán realizarse en cada periodo.
• Selecciona el responsable y el centro de trabajo, revisa la configuración y presiona Planificar Actividad.
• La programación queda en el listado de actividades activas: desde sus acciones puedes revisar la asignación, editarla, archivarla o eliminarla, y abrir el cronograma con todas las fechas programadas.
• En el módulo Calendario, usa los filtros de responsable, registro, estado y centro de trabajo para anticipar tareas y mantener visible la programación del equipo.

7. Revisar seguimiento y cumplimiento

• Vuelve al módulo Registros y Formularios: en la pestaña Abiertos están los registros programados y pendientes, con su responsable, ubicación, cumplimiento, avance y estado.
• En la pestaña Cerrados encontrarás los registros completados y podrás descargar sus reportes.
• Usa el buscador por contenido y los filtros para localizar rápidamente un registro específico.
• Desde Reportes visualiza el cumplimiento general, la evolución de los últimos meses y los resultados por centro de trabajo.
• Los indicadores permiten identificar registros realizados, vencidos o pendientes y revisar el nivel de cumplimiento de la organización.