Módulo EPP: configura tu inventario y entrega EPP con firma electrónica

El módulo EPP de Tazki te permite configurar tu stock de Elementos de Protección Personal (EPP), entregarlos con firma electrónica y llevar el control completo por centro de trabajo. En este artículo aprenderás a configurar tu inventario desde cero y a realizar una entrega de principio a fin.

¿Qué hace el módulo EPP?

El módulo muestra, por cada centro de trabajo, el listado completo de tus EPP con su código, nombre, descripción, precio y cantidad. Cada vez que registras una entrega, el stock baja automáticamente. El inventario es independiente por centro, así que cada faena lleva su propio control.

1. Crear tus EPP

Con un usuario administrador, entra a Configuración de inventario EPP. Ahí creas cada EPP con su código, nombre, descripción, precio y categoría.

Puedes armar categorías —como protección facial o protección de pies— e incluso kits, que son un grupo de EPP que entregas en conjunto (por ejemplo, un casco con su equipamiento) para hacerlo en una sola tanda.

2. Propagar los EPP a los centros de trabajo

Una vez creados, propaga los EPP a los centros de trabajo. Eliges a qué centros van y qué EPP, y la plataforma los crea en cada uno con cantidad inicial en cero, listos para cargar su stock.

3. Configurar el stock por centro

En cada centro, abre el inventario y define:

• Cantidad inicial de cada EPP.
• Stock crítico: te avisa con una alerta cuando llegas a ese límite.
• Bloqueo de entrega bajo stock: si lo activas, no podrás entregar más unidades de las que tienes disponibles. Por ejemplo, si te quedan cinco y alguien pide diez, la plataforma no lo permite.

Para ir más rápido, puedes cargar tus EPP de forma masiva con una planilla de Excel. Y si necesitas mover stock entre faenas, haces un traspaso: por ejemplo, 20 guantes de látex de un local a una obra se descuentan en uno y se suman en el otro automáticamente.

4. Definir quién puede entregar

Cualquier persona puede solicitar una entrega, pero solo quienes tú autorices podrán entregar el EPP. Puedes habilitar a más de una persona sin problema.

Cómo se entrega un EPP de principio a fin

Con el inventario configurado, el flujo de entrega es el siguiente:

1. Genera una solicitud de entrega. Eliges a quién le entregas (por ejemplo, a Juan Rodríguez) y seleccionas un kit base o cada EPP a mano. Si un ítem queda bajo el stock crítico, la plataforma te avisa antes de continuar.
2. La solicitud llega a quien entrega. La persona encargada recibe una notificación, revisa el detalle y puede validar o rechazar, dejando observaciones si corresponde.
3. Firman ambas partes. Primero firma quien entrega y luego quien recibe. La persona que recibe puede firmar en el dispositivo de la bodega o en el suyo, con firma biométrica, firma digital o TazkiPass.
4. La entrega se completa. Con las dos firmas, el stock se descuenta solo y se genera el informe de entrega con la fecha de solicitud, fecha de entrega, solicitante, centro de trabajo, los EPP entregados y las firmas. Todo queda validado con un QR público que confirma cada firma del documento.

Esta firma electrónica cuenta con el respaldo de la Resolución 908 de la Dirección del Trabajo.

Reportes y trazabilidad

Para ver todo junto, entra a Reporte de entregas de EPP. Ahí puedes:

• Ver el costo total y filtrar por fecha.
• Sacar un consolidado y exportarlo a Excel.
• Revisar la información por cada EPP o por cada colaborador.

En el perfil de cada colaborador ves cuántas entregas recibió y qué costo tuvieron en el período, y puedes descargar un consolidado en PDF o Excel.

La experiencia de quien recibe el EPP

Al colaborador le llega la notificación de la solicitud. Importante: primero firma la persona de bodega que entrega; recién entonces se habilita la firma del colaborador para confirmar que recibió. Con las dos firmas, el reporte de entrega se genera y queda descargable.

¿Te quedó alguna duda? Escríbenos al Help Center o a tu equipo de soporte.