Módulo de Contratistas, parte 1: del registro al ingreso a faena

Imágenes referenciales del flujo del módulo. No corresponden a la interfaz final.

Antes de empezar

Para usar el módulo necesitas:

• Una cuenta activa en Tazki con perfil de Administrador o Supervisor.

• Tener definidos los centros de trabajo de tu empresa.

• Saber qué documentación vas a exigirle a tus contratistas (contratos, ODI, RIOHS, exámenes ocupacionales, certificados de competencia, etc.).

• Saber qué contratos vas a tener con cada contratista: qué servicio cubre cada uno, en qué período y quién lo supervisa.

Paso 1: Accede al módulo de Contratistas

1. Inicia sesión en tazkiapp.com con tu usuario y contraseña.

2. Selecciona el centro de trabajo en el que vas a operar.

3. En el menú lateral, haz clic en Empresa → Contratistas.

Vas a ver el listado completo de empresas contratistas registradas en tu cuenta para ese centro.

Tip: el listado se filtra por centro de trabajo. Si una empresa no aparece, verifica que tengas seleccionado el centro correcto en la parte superior.

Paso 2: Registra una empresa contratista

Tienes dos formas de sumar empresas al listado.

Carga manual: una empresa a la vez

1. Haz clic en + Crear Contratista (arriba a la derecha).

2. Ingresa el nombre de la empresa.

3. Ingresa el RUT.

4. Guarda.

Carga masiva: varias empresas de una sola vez

1. Desde el listado, descarga la plantilla de Excel.

2. Completa los datos.

3. Sube el archivo y confirma.

Los únicos datos obligatorios son el nombre y el RUT. El resto se completa después.

Paso 3: Configura los certificados que vas a exigir

Antes de empezar a operar con contratistas reales, define qué documentación les vas a pedir. En Tazki estos conjuntos de documentos se llaman certificados, y se exigen a cada contrato.

Para configurarlos:

1. Ve a Configuración, Certificados.

2. Crea un certificado por tipo de servicio o nivel de riesgo. Por ejemplo, uno para servicios de aseo y otro para obras civiles.

3. Para cada certificado, define qué carpetas y documentos contiene.

4. Por cada documento, configura:

   • Vencimiento: cuánto tiempo dura vigente.

   • Usuarios a notificar: quién recibe la alerta cuando se acerca el vencimiento.

   • Tiempo crítico: con cuántos días, semanas o meses de anticipación quieres que aparezca la alerta.

Después, al crear un contrato, eliges qué certificados le aplican. Un mismo certificado sirve para todos los contratos del mismo tipo, sin volver a definir los documentos uno por uno.

Paso 4: Crea un contrato para el contratista

Cada empresa contratista puede tener uno o más contratos, y cada contrato lleva su propia documentación exigida. Así, una misma empresa puede prestarte dos servicios distintos con requisitos distintos.

1. Entra a la empresa contratista y abre la pestaña Contratos.

2. Haz clic en Crear contrato.

3. Completa:

   • Nombre o descripción del servicio.

   • Categoría de riesgo del contrato.

   • Vigencia: fecha de inicio y fecha de término.

   • Responsables: quién responde por el contrato de tu lado y quién del lado del contratista.

   • Documentación exigida: los certificados que aplican a este contrato.

4. Guarda.

Desde ese momento, los documentos que suba el contratista para ese contrato se revisan contra esa documentación exigida, y las alertas de vencimiento se calculan con los plazos de cada certificado.

Paso 5: Revisa el dashboard de cumplimiento

Cuando entras a una empresa contratista, lo primero que aparece es un resumen con el estado de su documentación:

• Subidos: total de documentos cargados.

• Aprobados: documentos que ya validaste.

• Por vencer: documentos vigentes pero próximos al vencimiento.

• Vencidos: documentos cuya vigencia ya expiró.

• Rechazados: documentos que rechazaste con motivo registrado.

Si faltan documentos por subir, ves el porcentaje de avance y el detalle de cuáles están pendientes.

Desde ahí accedes a estas pestañas:

Para ver el estado documental de un contrato en particular, entra a la pestaña Contratos y ábrelo.

Paso 6: Entiende el código de colores

El estado de cada carpeta y documento se representa visualmente por color, para que identifiques de un vistazo qué necesita acción:

Paso 7: Aprueba o rechaza la documentación

Importante: Tazki no valida automáticamente la documentación. Cada documento que sube un contratista debe ser revisado por alguien de tu equipo, para verificar que cumpla los estándares que necesitas.

Para aprobar un documento

1. Abre el documento cargado por el contratista.

2. Revisa su contenido.

3. Si cumple con lo requerido, haz clic en Validar Documento. La carpeta queda en verde automáticamente.

Para rechazar un documento

1. Abre el documento.

2. Haz clic en Rechazar Documento.

3. Indica el motivo del rechazo en el campo de texto.

4. Confirma.

El contratista recibe una notificación con el motivo y puede cargar un documento corregido.

Tip: todo queda con trazabilidad. Siempre vas a poder saber quién aprobó o rechazó cada documento, cuándo y con qué motivo.

Dos formas de cargar documentos

Hay dos maneras de que la documentación llegue a la plataforma:

• Ambiente para el contratista: le das acceso al contratista para que él mismo suba sus documentos. Es la opción recomendada porque traslada la responsabilidad y reduce la carga operativa de tu equipo.

• Carga directa del mandante: tu equipo sube los documentos directamente, sin involucrar al contratista.

Paso 8: Gestiona insumos y maquinaria (cuando aplica)

Si la empresa contratista te presta también insumos o maquinaria, puedes llevar acá toda su documentación asociada: por ejemplo, los certificados de mantención de un equipo.

Para cada equipo:

1. Ve a la pestaña Insumos y maquinaria dentro de la empresa contratista.

2. Agrega el equipo con su descripción y RUT si aplica.

3. Carga los documentos requeridos (certificados de mantención, garantías, manuales).

4. Configura la fecha de vencimiento de cada documento.

La plataforma te avisa automáticamente cuando una certificación está por vencer, con la anticipación que hayas definido.

Paso 9: Habilita el permiso de ingreso con código QR

Una vez que toda la documentación está al día: la del trabajador y la de la empresa: puedes habilitar el permiso de ingreso a faena.

Solicitud del permiso (desde el contratista)

1. El administrador del contratista entra a su ambiente.

2. Selecciona qué colaboradores van a ingresar.

3. Indica motivo, fecha y hora de entrada, fecha y hora de salida.

4. Envía la solicitud al mandante.

Aprobación del permiso (desde el mandante)

1. Ve a Permisos pendientes dentro de la empresa contratista.

2. Revisa quién solicita el ingreso, qué colaboradores incluye y el estado documental actual.

3. Haz clic en Aprobar o Rechazar según corresponda.

Una vez aprobado, el permiso queda vigente hasta la fecha y hora establecidas.

Paso 10: Controla el acceso a faena

Cada trabajador con permiso vigente recibe un código QR personal. En el ingreso a tu faena:

1. La persona presenta su código QR al control de acceso.

2. Quien escanea el código (guardia o supervisor) ve en pantalla:

   • Foto del trabajador (si está cargada en su perfil).

   • Empresa contratista a la que pertenece.

   • Hora de entrada y hora de salida autorizadas.

3. Si el permiso está vigente, el ingreso queda habilitado. Si está vencido, fuera de horario o rechazado, queda bloqueado.

Es un control de acceso netamente operativo: sirve para validar quién entra a tu faena y en qué horario.

Resumen del flujo

Certificado de validación descargable

Cuando una empresa contratista tiene toda su documentación completa y aprobada, puedes descargar un certificado en PDF que confirma su validación. Este certificado incluye:

• Nombre de la empresa

• RUT

• Fecha de validación

• Confirmación formal de cumplimiento documental

Sirve como respaldo frente a auditorías externas o fiscalizaciones de la Dirección del Trabajo, y como prueba documental de que cumpliste con la exigencia previa al ingreso a faena.

Preguntas frecuentes

¿Tazki valida la documentación automáticamente? No. Tazki centraliza, organiza y alerta sobre vencimientos, pero la validación de contenido (si un documento es válido o no) la hace siempre tu equipo. Esto garantiza que el criterio de aceptación queda bajo tu control.

¿Qué pasa si la documentación de un trabajador vence durante el período de un permiso de ingreso? La plataforma detecta el vencimiento automáticamente y bloquea el ingreso. El contratista debe cargar el documento renovado, y tu equipo aprobarlo, para que el permiso vuelva a estar vigente.

¿Una misma empresa contratista puede tener más de un contrato? Sí. Cada contrato tiene su propia categoría de riesgo, vigencia, responsables y documentación exigida. Si una empresa te presta dos servicios distintos, crea un contrato para cada uno y revisa la documentación de cada contrato por separado.

¿Se puede operar con contratistas en múltiples centros de trabajo o sucursales? Sí. Cada empresa contratista puede estar habilitada para algunos centros y no para otros. Los supervisores ven únicamente la información del centro al que pertenecen.

¿La documentación queda guardada históricamente? Sí. Todos los documentos aprobados, rechazados y vencidos quedan con trazabilidad completa: quién los cargó, quién los validó, cuándo y con qué motivo si hubo rechazo. Esto te permite descargar evidencia ante cualquier fiscalización.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas sobre cómo configurar tu módulo de Contratistas o quieres capacitación para tu equipo, contacta a soporte desde tu cuenta de Tazki o escríbenos a soporte@tazki.cl.