Cómo integrar Tazki con Google Drive para el envío automático de registros y formularios
Conecta Tazki con Google Drive y respalda automáticamente tus formularios y registros completados en PDF. Guía paso a paso de configuración sin descargas manuales.
Esta integración te permite respaldar de forma automática los documentos PDF generados al finalizar un registro o formulario directamente en la carpeta seleccionada de tu Google Drive, evitando la descarga manual uno a uno.
Consideraciones clave:
- No es retroactiva: La integración solo enviará los documentos que se completen a partir del momento en que quede configurada.
- Configuración por registro: Debes vincular la carpeta de destino de forma manual para cada tipo de registro o formulario.
Mira el proceso completo
En este video repasamos los dos pasos de configuración: conectar tu cuenta de Google Drive y asignar la carpeta de destino a un registro.
Paso 1: Conectar tu cuenta de Google Drive con Tazki
- Inicia sesión en Tazki con tu perfil de Administrador.
- Ve al menú lateral y selecciona Empresa > Configuración general.
- En el apartado Integraciones, busca Integración con Google Drive y haz clic en Conectar con Google Drive.
- Haz clic en Sí, conectar en el aviso de confirmación.
- Selecciona la cuenta de correo de Google donde se almacenarán los respaldos.
- Acepta los permisos de acceso que solicita la plataforma (
tazkiapp.com). - Comprueba que el estado cambie a Conectado.
💡 Recomendación de seguridad: Te sugerimos realizar la conexión utilizando un correo corporativo centralizado de la empresa (por ejemplo, documentacion@tuempresa.com). De esta forma, los archivos quedarán resguardados en una cuenta institucional y accesibles ante cualquier cambio de equipo o personal.
Paso 2: Asignar la carpeta de destino a cada registro o formulario
- Ingresa a Configuración > Registros y Formularios en el menú principal.
- Busca el registro que deseas respaldar automáticamente.
- Haz clic en el botón de tres puntos (⋮) de la columna Acciones y elige Ingresar a ver.
- Selecciona la pestaña AJUSTES AVANZADOS.
- Desplázate hasta la sección Google Drive al final de la página.
- Ubica el Centro de trabajo correspondiente y haz clic en el icono de la carpeta.
- Explora tu unidad de Drive en la ventana emergente, selecciona la carpeta de destino y presiona GUARDAR Y SALIR.
Paso 3: Ejecución y resultado en Google Drive
Una vez configurada la ruta, cada vez que un colaborador complete y finalice ese formulario, el sistema generará el PDF y lo enviará automáticamente a la carpeta de Google Drive elegida.
¿Cómo se visualizarán los archivos guardados? El archivo se creará inmediatamente en la carpeta asignada guardando la nomenclatura estándar del sistema (incluyendo nombre del registro, ID, usuario que completó y fecha de ejecución)
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre con los registros realizados antes de la integración? No se respaldarán automáticamente. Al no ser retroactivo, deberás descargar manualmente los archivos históricos generados con anterioridad.
¿Puedo usar carpetas distintas para cada centro de trabajo? Sí. En los Ajustes Avanzados de cada formulario puedes elegir una carpeta de Drive específica para cada centro de trabajo o direccionar todos a la misma carpeta según el control interno de tu empresa.