¿Cuáles son las acciones básicas para administrar empresas contratistas y cómo puedo auditar el estado de cumplimiento de sus documentos?

Gestión y Monitoreo de Empresas Contratistas

Para asegurar que las empresas externas cumplan con los estándares normativos y operativos de su organización, el módulo de contratistas centraliza la administración de perfiles y el control estricto de su documentación.

Asignación y revisión documental

La gestión principal radica en el control de los requisitos que el contratista debe cumplir. Desde el perfil de la empresa, usted podrá:

• Asignar certificados: Vincular las plantillas de requisitos documentales estructuradas para la Empresa, sus Colaboradores y sus Insumos o Maquinarias.

• Carga y auditoría: Una vez aplicados los certificados, el contratista (o el administrador) podrá realizar la carga de los archivos físicos requeridos.

Para cada archivo subido al sistema, el auditor tendrá a su disposición un menú de acciones para evaluar el cumplimiento:

• Ver documento: Visualizar el archivo adjunto para su revisión detallada.

• Validar: Aprobar el documento si cumple con todos los requisitos legales y normativos.

• Rechazar: Invalidar el archivo si presenta errores, omisiones o no corresponde al requisito, obligando a una nueva carga.

• Eliminar documento: Borrar el archivo adjunto del registro.
  
  

Dashboard de Cumplimiento y Panel de Control

Una vez que se han configurado los certificados y el contratista ha iniciado su proceso de carga, el módulo habilitará una vista principal de Dashboard. Este panel de control interactivo está diseñado para monitorear el estado global de la documentación mediante tres subfiltros estratégicos:

• Empresa (Documentación legal y corporativa).

• Trabajadores (Contratos, anexos, certificaciones del personal).

• Insumos y Maquinaria (Permisos, revisiones técnicas, mantenciones).

Al seleccionar cualquiera de estos tres subfiltros, el sistema graficará de forma automática los siguientes indicadores de cumplimiento:

• Porcentaje Subidos: Porcentaje de documentos cargados en plataforma respecto al total exigido.

• Porcentaje Aprobados: Porcentaje de documentos que ya han sido validados por su equipo.

• Porcentaje Por Vencer: Alerta preventiva sobre documentos que están próximos a caducar.

• Porcentaje Vencidos: Indicador crítico de archivos que han superado su fecha de vigencia y requieren renovación inmediata.