¿Cómo puedo definir y configurar los documentos o actividades obligatorias que deben completar los usuarios dentro de la plataforma?

Configuración de Documentación Obligatoria

Para estandarizar los procesos de inducción y asegurar el cumplimiento normativo, la plataforma le permite establecer qué documentos, evaluaciones o capacitaciones deben ser completados de manera obligatoria por su equipo.

Acceso al módulo de configuración

Para definir una nueva actividad obligatoria, siga estos pasos iniciales:

1. Ingrese al menú principal de Configuración y seleccione el apartado Colaboradores.

2. En esta página encontrará distintas opciones de personalización (como el correo de bienvenida). Seleccione la pestaña Documentación Obligatoria.

3. Haga clic en el botón Definir Actividad para abrir el formulario de creación.

Parámetros de la actividad

Dentro del formulario, deberá completar los siguientes campos para estructurar el requerimiento:

• Orden de ejecución: Usted puede activar esta opción para forzar que los documentos se completen en un orden secuencial estricto (la primera actividad de la lista debe realizarse primero). Por defecto, esta función se encuentra desactivada.

• Nombre de la actividad: Asigne un título claro y descriptivo para el requerimiento.

• Tipo de actividad: Seleccione la categoría correspondiente (Registro/Formulario, Charla, Capacitación o Evaluación).

• Documento a asignar: Dependiendo de la categoría elegida en el paso anterior, el sistema desplegará los documentos disponibles para que seleccione el archivo exacto a ejecutar.

• Frecuencia: Determine cada cuánto tiempo debe realizarse esta actividad. Por ejemplo, puede configurar que se ejecute "Una vez", ideal para procesos de integración cuando se añade un nuevo usuario a la plataforma.

• Centro de trabajo: Si la actividad corresponde a un requerimiento específico de un proyecto o sucursal, puede limitar su obligatoriedad a un centro de trabajo en particular.

• Correo de notificación: Defina una dirección de correo electrónico estándar que recibirá un aviso automático cada vez que un usuario complete este documento obligatorio.

Ajustes adicionales por cargo

El sistema le otorga flexibilidad para segmentar a quién va dirigida la documentación:

• Cargo asociado: Si deja este campo en blanco, la actividad será obligatoria para todos los colaboradores de la empresa, sin importar su rol. Si selecciona uno o varios cargos específicos del menú desplegable, el documento solo será exigible para los usuarios que posean dicho perfil.