¿Cómo defino y asigno la documentación obligatoria para grupos de usuarios o colaboradores específicos dentro del sistema?

Definición y Asignación de Documentación Obligatoria

Para asegurar que su equipo cumpla con todos los requisitos formativos y normativos desde su ingreso, la plataforma le permite estructurar reglas precisas de asignación. Para establecer correctamente su documentación obligatoria, siga esta secuencia de pasos:

Inicio del proceso y selección de modalidad

1. Dentro de la pestaña de Documentación Obligatoria, ubique y seleccione el botón de Definir Actividad (o agregar definición), situado en el costado derecho de la pantalla.

2. El sistema le presentará dos modalidades de asignación para elegir: Definir para Grupos de usuarios o Definir para usuarios específicos.

Opción A: Definir para Grupos de usuarios

Esta opción es ideal para crear reglas automáticas y masivas basadas en el perfil del trabajador. Al seleccionarla, deberá completar los siguientes parámetros:

• Nombre de la actividad (Opcional): Asigne un título interno para identificar la regla.

• Tipo de actividad: Seleccione la categoría correspondiente (Registro o Formulario, Charla, Capacitación o Evaluación).

• Documento: Seleccione el archivo o actividad exacta dentro del listado de opciones disponibles.

• Frecuencia: Determine cada cuánto tiempo el usuario deberá efectuar la actividad (por ejemplo: "Una sola vez" al ingresar).

• Persona a notificar (Opcional): Indique quién recibirá un aviso cuando este documento sea completado.

• Centros de trabajo: Seleccione a qué proyectos o sucursales aplicará esta exigencia.

• Filtros adicionales: Para ser aún más específico, puede delimitar la obligación seleccionando el Cargo (ej. solo para supervisores) o detallando a qué Empresa Contratista se le designa.

• Finalmente, seleccione Agregar definición para guardar la regla.

Opción B: Definir para usuarios específicos

Esta alternativa está diseñada para asignaciones puntuales y directas. Al seleccionarla, usted mantendrá exactamente los mismos campos de configuración mencionados en la opción anterior (Tipo, Documento, Frecuencia, etc.), con la única diferencia de que no utilizará filtros grupales, sino que deberá seleccionar manualmente a uno o varios usuarios que ya se encuentren creados en la plataforma.

Configuraciones adicionales (Orden de ejecución) Para estructurar un flujo de inducción ordenado, usted puede habilitar la configuración de orden secuencial. Esta función establece que la documentación obligatoria debe realizarse en un orden específico, bloqueando el avance del usuario hasta que complete el documento anterior de la lista.