¿Cómo configuro el catálogo base de inventario, agrupo elementos en kits de entrega y distribuyo estos productos a mis distintos centros de trabajo?

Configuración Base de Inventario y EPP

Para que los distintos centros de trabajo de su organización puedan gestionar sus entregas y stock, el primer paso fundamental es construir un catálogo base a nivel central. Esta configuración se realiza desde el menú de Configuraciones, ingresando a la sección de Inventario y EPP.

1. Carga del Inventario Base

Para nutrir su catálogo global, la plataforma le ofrece dos metodologías de ingreso:

• Crear nuevo inventario (Carga manual): Ideal para agregar ítems de forma individual. Al seleccionar esta opción, deberá establecer los siguientes campos:

  • Código: Identificador único del producto.

  • Nombre: Nombre del elemento (ej. Casco de seguridad).

  • Descripción: Detalles técnicos o características del producto.

  • Precio: Valor unitario del ítem.

  • Categoría: Clasificación del producto (es recomendable predefinir estas categorías en el sistema previamente para que aparezcan como opciones seleccionables en el listado).

• Importar desde Excel (Carga masiva): Recomendado para cargar grandes volúmenes de datos simultáneamente. El archivo a cargar debe contener estrictamente las siguientes columnas: Nombre, Descripción, Categorías, Código y Precio.

  Consideraciones críticas para la carga vía Excel:

  • Sensibilidad del Código: Tenga extrema precaución con la digitación. Cualquier código ingresado que esté escrito de forma distinta (incluso por un espacio o un guion) será interpretado y creado por la plataforma como un ítem completamente nuevo.

  • Exactitud de Categorías: El texto ingresado en la columna de categoría debe estar escrito exactamente igual a como se encuentra establecido dentro de la plataforma.

2. Creación de Kits de Inventario

Una vez que sus ítems base estén cargados en el sistema, la plataforma le permite agruparlos creando Kits. Esta función está diseñada para estandarizar y agilizar las entregas operativas frecuentes.

• Ejemplo de uso: Usted puede configurar un "KIT INICIAL" que agrupe automáticamente elementos esenciales como casco, guantes, zapatos de seguridad, chaleco geólogo y bloqueador solar. De esta forma, al momento de equipar a un nuevo colaborador, el encargado de bodega solo seleccionará el kit en lugar de buscar cada artículo por separado.

3. Propagación de Inventario

Con el catálogo base y los kits listos, la acción final es habilitar estos productos para que sean utilizables en terreno. Mediante la opción de Propagar inventario, usted envía la disponibilidad de estos ítems a las distintas sucursales:

• Seleccione los artículos específicos que desea distribuir, o bien, marque todos los ítems de su inventario central.

• Seleccione el centro de trabajo de destino.

• Haga clic en el botón habilitado para propagar. A partir de ese momento, los ítems seleccionados estarán disponibles en el centro de trabajo indicado para que comiencen a gestionar su propio stock.